Créer un modèle de checklists

Pour créer un modèle de checklists, cliquez sur le bouton + puis sur Modèles 

Etape 1

  • Saisissez le nom du modèle dans le champ prévu à cet effet (1)
  • Définissez si le modèle est lié à un équipe (2)
  • Rédigez ensuite la description du modèle de checklists qui sera réutilisée comme modèle de description pour chaque checklist lancée ensuite, comme dans l’exemple ci-dessous (3) facultatif
  • Cliquez sur Enregistrer (4)

Etape 2

LE MODÈLE N'EST PAS LIÉ À UNE ÉQUIPE :

  • A partir du bouton Ajouter un membre, sélectionnez tous les membres concernés par le modèle en cliquant directement sur les utilisateurs proposés ou en utilisant la barre de recherche (5)
  • Définissez les modérateurs du modèle – ces personnes auront accès aux paramètres du modèle en question et pourront le modifier si nécessaire. (6)
  • Une fois la liste des membres créée, cliquez sur Fermer (7)

LE MODÈLE EST LIÉ À UNE ÉQUIPE, DEUX OPTIONS SONT ALORS ENVISAGEABLES AU NIVEAU DE SA CONFIDENTIALITÉ :

A : le modèle de checklists sera public, tous les membres de l’équipe pourront y accéder.

  • A partir du bouton Ajouter un membre, sélectionnez tous les membres concernés par le modèle en cliquant directement sur les utilisateurs proposés ou en utilisant la barre de recherche (5)
  • Définissez les modérateurs du modèle – ces personnes auront accès aux paramètres du modèle et pourront le modifier si nécessaire (6)
  • Une fois la liste des membres établie, cliquez sur Fermer (7)

B : le modèle de checklists sera privé, seuls les membres du modèle ont accès.

  • A partir du bouton Ajouter un membre, déterminez les membres du modèle en cliquant directement sur les utilisateurs proposés ou en utilisant la barre de recherche (5) Ces derniers seront les seuls à le voir et à pouvoir accéder à son contenu.
  • Définissez les modérateurs du modèle – ces personnes auront accès aux paramètres du modèle et pourront le modifier si nécessaire (6)
  • Une fois la liste des membres créée, cliquez sur Fermer (7)

Etape 3

Saisissez les tâches qui feront office de modèle pour le lancement des futures checklists :

  1. Saisissez les tâches une par une ou copier/coller des tâches préalablement listées. Celles-ci seront créées automatiquement en une fois. 
  2. Cliquez sur + pour simplement sur Enter pour valider la saisie et générer la création des tâches. 
  3. Déléguez les tâches à différentes personnes. A chaque lancement de checklists, ces mêmes personnes se verront attribuer ces mêmes tâches. 

Une fois le modèle créé vous pourrez lancer une checklist

A noter qu’à chaque lancement de checklist à partir du modèle préalablement créé, plusieurs éléments sont repris : les tâches, les responsables des tâches, les espaces de travail avec lesquels les tâches sont partagées, les dates planifiées, les échéances, les sous-tâches, la description selon le modèle, les fichiers joints et les observateurs.

Les tâches rattachées à une checklist sont numérotées afin de garder en tête la procédure complète selon le modèle initial. Ceci permet également de différencier les tâches liées à une checklist de celles rattachées à un espace de travail. 

Astuce pour configurer efficacement les tâches du modèle de checklists

Il existe un bouton qui permet de prioriser, déléguer et partager les tâches du modèle de checklists. 

  1. Cliquez sur l’icône baguette magique 
  2. Cliquez sur l’option à configurer (ici Déléguer)
  3. Sélectionnez un responsable par tâche (les cartes représentant les tâches défilent automatiquement après sélection du responsable)
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