Les réunions d’entreprise impliquent en principe plusieurs personnes, c'est pourquoi elles sont généralement créées à partir d’un espace de travail (1), en naviguant sur l'onglet Réunions (2), puis le bouton +Ajouter une réunion (3). Nous vous recommandons de créer un espace de travail par réunion récurrente.

Il est également possible d'ajouter une réunion à partir du bouton d'ajout rapide (4).

Après l'ajout de votre réunion, la fenêtre des paramètres vous guide dans la saisie des informations. Finalement, cliquer sur le bouton Ajouter une réunion pour les enregistrer et passer à l'étape de préparation de votre ordre du jour.

L'ordre du jour d'une réunion dans WEDO se composent de sections (1) et de thématiques (2). Le contenu s'ajoute (3) au niveau des thématiques à l'aide de différents types de blocs (4).

Avec WEDO, l’accent est mis sur les trois moments clés qui encadrent une réunion : d’abord le temps qui précède la réunion, une phase de préparation qui permet aux participants de préparer leurs interventions ainsi que l’ordre du jour. Ensuite la phase centrale, celle de la rédaction du compte rendu en temps réel. Pour terminer, l’après rencontre laisse le temps aux rédacteurs de relire et modifier le compte rendu si nécessaire.

Ces trois moments clés sont couverts par 5 étapes distinctes dans WEDO. Pour modifier les étapes, cliquer sur le triangle à droite de l'étape à laquelle vous vous trouvez (1), puis sélectionner l'étape désirée en cliquant sur celle-ci (2). Il est aussi possible de cliquer directement sur le bouton d'action pour passer à l'étape suivante (3).

Vous commencerez par préparer l’ordre du jour seul ou en équipe, grâce au mode d’édition multiple. Vous pourrez créer des thématiques et des sections pour les ranger, définir les présentateurs des différents points et y ajouter des blocs de type fichiers, paragraphes de texte, notes privées ou votes.

Après la phase de préparation de l’ordre du jour, vous pourrez le valider afin que les participants puissent venir en prendre connaissance avant le jour de la réunion. Vous aurez toujours l’occasion d’éditer l’ordre du jour validé si ce dernier doit subir des modifications.

Le jour de la réunion, vous pourrez commencer la rédaction en temps réel. Vous compléterez vos différentes thématiques en saisissant paragraphes, décisions, tâches ou encore notes privées. La table des matières présente sur le menu latéral à gauche de l’écran vous permettra de naviguer facilement à travers les différents points à l’ordre du jour.
Une fois discutée, vous statuerez sur vos thématiques selon 2 options :

Après la réunion, vous aurez l’occasion de relire et modifier le compte rendu si nécessaire. Tous les éléments, participants, sections, thématiques, paragraphes, notes privées, décisions et tâches, pourront être corrigés au besoin. Le compte rendu pourra également être édité par plusieurs personnes.

La dernière étape consistera à verrouiller le compte rendu afin de figer son contenu. Un compte rendu verrouillé ne peut plus être modifié.

Il existe des articles plus spécifiques qui vous guideront à travers le module Réunions.